In dit artikel besteden wij aandacht aan de 5 organisatiegebieden waarop je een organisatie kunt sturen. Deze organisatiegebieden zijn onderdeel van de Z11made methode. De organisatiegebieden betreffen: leiderschap, strategie & beleid, management van medewerkers, middelen en processen.
Aan het eind van het artikel betrekken wij ook ondernemerschap erbij, die we niet als organisatiegebied maar als reflectie beschouwen. We leggen je in dit artikel kort uit wat wij onder de verschillende gebieden verstaan, zodat je inzicht krijgt in de verschillen en hoe je kunt sturen.
Organisatiegebied 1. Leiderschap
Ondernemers die goed leiderschap tonen herken je aan:
- de manier waarop zij van een organisatie missie, visie en waarden ontwikkelen;
- de wijze waarop zij mensen om hen heen tot voortdurende verbetering en vernieuwing inspireren;
- de mate van verbinding met belanghebbenden en de mate waarin zij zien wat deze nodig hebben;
- de manier waarop zij samenhang bevorderen, gebruikmaken van feedback en ambities in acties omzetten.
Goede leiders weten de kracht van hun organisatie te benutten en weten hoe hun organisatie ingericht dient te worden en flexibel te houden. Leiders kunnen zich overal in de organisatie bevinden.
Hoe stuur je je organisatie met leiderschap?
Leiderschap betreft een organisatiegebied waarmee je een organisatie kunt sturen. Dat is logisch, want de manier waarop je leiding geeft bepaalt ook de reactie die je daarmee oproept. Als je als leider zeer strak stuurt en controleert, laat je weinig ruimte over voor eigen interpretatie en initiatief. Je kunt dus ook niet verwachten dat men zelfstandig zaken oppakt en oplost.
Soms is dit niet mogelijk en moet je het zo sturen. Een voorbeeld is een gevaarlijk proces, waarbij levensgevaarlijke chemicaliën afgesloten moeten worden in een vat. Je moet er niet aan denken dat iemand dit op eigen houtje gaat doen en dat het vat niet goed is afgesloten voordat men de gasmakers afneemt.
Het is af en toe goed om mensen zo veel mogelijk vrij te laten acteren (zoals specialisten). Als manager kun je je maar beter niet met een chirurg bemoeien, omdat de kennis van de chirurg vaak veel beter is dan die van de manager. Je mag en moet er op (kunnen vertrouwen) dat de persoon zijn werk goed uitvoert en de operatie tot een goed einde brengt. Daar is de chirurg jaren op getraind en in begeleid.
Elke vorm van leidinggeven heeft andere gevolgen in de organisatie. Je kunt dus sturen door de juiste vorm van leiderschap te zoeken die bij je bedrijf en de huidige situatie past. Deze situatie kan in de loop van de tijd wijzigen, dus je kunt steeds blijven verbeteren en vernieuwen.
Organisatiegebied 2. Strategie & beleid
De strategie en het beleid van een organisatie is de manier waarop de organisatie haar missie en visie vertaalt naar de te behalen resultaten voor alle belanghebbenden.
Ook betreft dit organisatiegebied:
- De manier waarop producten en diensten die de organisatie levert om die resultaten te bereiken;
- De concretisering in beleid, plannen en budgetten;
- De interne en externe oriëntatie die aan de strategie ten grondslag liggen.
De manier waarop prestaties worden geëvalueerd en de wijze van communiceren in zowel binnen als buiten de organisatie hebben allemaal te maken met de strategie en het beleid van de organisatie.
Hoe stuur je je organisatie met strategie & beleid?
Strategie en beleid is een organisatiegebied, je kunt hiermee dus de organisatie sturen. Dit is logisch, want de strategie is gebaseerd op de missie en visie. De strategie is de manier waarop je de missie, maar vooral de visie wilt gaan realiseren. Wanneer de strategie bekend is kan hierop beleid gemaakt worden.
Het is essentieel dat de mensen binnen je organisatie de missie, visie en de strategie weten en (afhankelijk van het soort organisatie dat je bent) ook onderschrijven. Het is de bedoeling dat de missie, visie en strategie de organisatie richting geven die nodig is. Het is aan de ondernemer om deze helder en duidelijk te formuleren en uit te dragen aan het management, die het vervolgens als een olievlek in de organisatie verder uit moet dragen.
Hoe onduidelijker je bent aan de bovenkant, hoe meer ruis er gaat optreden naar de onderkant toe. Hoe meer ruis, hoe minder iedereen dezelfde richting in gaat en daardoor minder effectief mee trekt aan de kar. Naast het feit dat de missie, visie, strategie en het beleid duidelijk moeten zijn is het ook belangrijk dat de mensen er geloof in hebben. Dit is niet altijd zo, waardoor er tegenwerking of weerstand ontstaat en ook dat gaat ten koste van de vooruitgang.
Organisatiegebied 3. Management van processen
Het management van processen is de manier waarop de organisatie vanuit de strategie en het beleid haar processen identificeert, ontwerpt, beheerst en vernieuwt. De effectiviteit voor interne en externe klanten is een belangrijke graadmeter voor succes. Er wordt hierbij onderscheid gemaakt tussen primaire, ondersteunende en besturingsprocessen.
Management van processen vraagt om evenwicht tussen enerzijds standaardisatie en regulering en anderzijds ruimte en handelingsvrijheid voor professionals om in de praktijk adequaat te kunnen functioneren.
Meer lezen over het organisatiegebied 'management van processen' en hoe je dit kunt uitwerken binnen je eigen organisatie? Lees dan dit praktische blog.
Organisatiegebied 4. Management van medewerkers
Het management van medewerkers is de manier waarop de organisatie (in het licht van de missie en visie), de kennis, kwaliteiten en energie van de medewerkers benut.
Ook betreft dit organisatiegebied:
- Medewerkers inspireren en betrekken bij ontwikkelingen;
- En, ook een belangrijk aspect, dat je hen in de gelegenheid stelt hun competenties te ontwikkelen.
- De manier waarop medewerkers erkenning, respect en waardering krijgen voor hun inzet, de behaalde resultaten en hun bijdrage aan verbetering en vernieuwing.
Hoe stuur je je organisatie met het managen van medewerkers?
De medewerkers worden ook wel het menselijk kapitaal van de organisatie genoemd. Voor veel organisaties is dit kapitaal het belangrijkste bezit om doelen te behalen. Enerzijds wordt dit niet altijd zo beleefd. Anderzijds is ook dit kapitaal niet altijd hetgeen de organisatie nodig heeft. Hier kritisch mee omgaan is één, maar je dient hier ook menselijk mee om te gaan. Dit gebeurde in het verleden ook niet altijd, waardoor er veel regelgeving omtrent dit onderwerp is ontstaan. Iedereen dient zich hieraan te houden en dat kan belemmerend werken. Vooraf goed nadenken is dus belangrijk.
Bij managen gaat het niet alleen om vertellen wat anderen moeten doen, maar om zaken te faciliteren in de breedste zin van het woord, om het samenspel tussen collega’s te optimaliseren door waar te nemen, te meten en bij te sturen. Ook door goed te communiceren, zelf het juiste gedrag te vertonen en te realiseren bij de mensen die managen.
Organisatiegebied 5. Management van middelen
Bij middelen gaat het om geld, informatie, kennis en technologie, materialen, fysieke infrastructuur en diensten van derden. Management van middelen is de manier waarop de organisatie ervoor zorgt dat de middelen die de realisatie van de strategie vergt, veilig, duurzaam en beschikbaar zijn.
Ook betreft dit organisatiegebied:
- De manier waarop middelen worden aangewend om de activiteiten efficiënt en effectief uit te voeren;
- Tevens de manier waarop wordt samengewerkt met partners en leveranciers om de toegevoegde waarde in de keten te vergroten;
- De manier waarop integriteit wordt geborgd.
Hoe stuur je je organisatie met het managen van middelen?
Management van middelen betreft een organisatiegebied, dus hiermee kan de organisatie gestuurd worden. Als middelen die nodig zijn er niet zijn of van onvoldoende kwaliteit dan is het moeilijk (en waarschijnlijk onmogelijk) om het optimale resultaat te behalen. Als een ondernemer niet de goede machines heeft of de trainer niet beschikt over goede ballen dan wordt het toch erg lastig.
Ondernemerschap: geen organisatiegebied maar een reflectie
Ondernemerschap is geen organisatiegebied, maar een reflectie. Ondernemerschap is de manier waarop de ondernemer zijn organisatie naar zijn hand zet. Los van de strategie en het beleid. De effectiviteit voor interne en externe klanten wordt sterk bepaald door het ondernemerschap van de ondernemer. Een ondernemer maakt de groei vaak maar eenmaal mee en daarmee zijn alle stappen die in groei gezet moeten worden, nieuw. Hierop voorbereid zijn en niet in de valkuilen stappen van voorgangers, is hierbij van groot belang.
Het gaat om de ondernemer zelf
Binnen het gebied 'ondernemerschap' gaat het om de ondernemer zelf.
Veel van wat de ondernemer doet of niet doet vertaalt zich in de organisatie. Zonder dat de ondernemer het zich vaak beseft of wil, kopiëren medewerkers het gedrag van de ondernemer. Hij/zij weet per slot hoe iets moet, en vooral hoe het in dit bedrijf gewenst is. Het kopiëren betekent automatisch dat je het dan goed doet. Dat is soms fijn en soms erg vervelend.
Voordeel is wel dat als je ander gedrag wilt zien en je gaat zelf het voorbeeld geven, dat veel van je medewerkers het ook gaan doen. Vooral als je iets wilt of moet veranderen in je organisatie, kan dit een handig mechanisme zijn.
De keerzijde is echter dat je zelf wel in staat moet zijn om ander gedrag te tonen, dit vol te houden en consistent te zijn. Dat blijkt in de praktijk nog niet zo makkelijk. Dit punt gaat overigens over de ondernemer wie hij is, wat hij wil en hoe hij dat doet. Wat hem helpt en wat hem tegenzit. Wij hebben gemerkt dat de meeste ondernemers deze spiegel en soms stok achter de deur, maar vooral om overal het gesprek over te kunnen voeren en eerlijke feedback te krijgen, enorm waarderen.
Overigens is dit vooraf misschien wel de grootste hobbel om vooral ook hier mee aan de slag te willen gaan.