Middelen om het bedrijf draaiende te houden

Definitie van middelen

Goed gereedschap is het halve werk.

Middelen zijn alle benodigdheden om het bedrijf te kunnen draaien. De middelen om het bedrijf draaiende te houden zijn van essentieel belang. Het is dus alles om je product te kunnen maken, inclusief voorraden, machines, gereedschappen, transport, ruimtes enzovoort. Maar ook alles dat nodig is op kantoor; computers, kantoorinrichting, parkeergelegenheid, etc. Kortom, alle middelen in de breedste zin van het woord.

Waarom zo’n alles omvattende definitie? 

Omdat wij uitgaan van de zes organisatiegebieden waarmee je als ondernemer je onderneming kunt sturen. Natuurlijk is dit organisatiegebied erg ruim, maar het is een goed stuurmiddel om bepaalde zaken in je onderneming te kunnen richten zoals jij dat graag wilt voor jouw bedrijf. Sommige bedrijven zijn buitengewoon goed voorzien in de middelen om het bedrijf draaiende te houden en hebben dit ook nodig om de concurrentie het hoofd te kunnen bieden. Neem bijvoorbeeld ASML dat in alles top moet zijn om in hun markt mee te kunnen doen. Andere bedrijven kunnen volstaan met bijvoorbeeld tweede- of derderangs machines, zolang ze maar door de keuring komen en het werk goed doen.

Bijvoorbeeld: veel Oostblok landen rijden met transportmiddelen die in het Westen zijn afgedankt, maar nog prima duizenden kilometers meegaan. En daarna gaan de auto’s wellicht nog naar Afrika. Op zich logisch, maar de veiligheidseisen liggen lager in deze landen met alle mogelijke gevolgen van dien. Hiermee is al één aspect van middelen duidelijk, namelijk dat niet alle landen dezelfde eisen stellen en dat er daardoor al verschil in concurrentie kan ontstaan. Betere middelen zijn dus niet alle gevallen een voordeel.

Waar moet je op letten bij middelen?

Technische levensduur

De tijd die het middel gemiddeld meegaat. Dus een hamer gaat bijvoorbeeld gemiddeld 10 jaar mee of 3.650.000 slagen. Stel dat dit waar is, dan kan een bedrijf uitrekenen hoeveel hamers er nodig zijn, hoe vaak deze gebruikt worden en hoe lang deze dus daadwerkelijk meegaan. In ons voorbeeld zouden na 8,5 jaar het aantal slagen verbruikt zijn, dan is de kans aanwezig dat de hamer technisch na 8,5 jaar vervangen moet worden.

De nijptang uit dezelfde kist gaat 15 jaar mee. Maar er zijn best veel mensen die de nijptang regelmatig als hamer gebruiken, waardoor de tang al veel eerder, bijvoorbeeld na 11 jaar, aan vervanging toe is. Dus het is belangrijk bij het opvragen van de technische levensduur dat je weet hoe je mensen met de spullen omgaan. Hierop kun je uiteraard sturen, want een schroevendraaier is dus geen beitel. Ook dit zijn middelen om het bedrijf draaiende te houden.

Ook op kantoor geldt dit. Een nietmachine of perforator voor 10 vel papier is dus niet bedoeld voor 25 vel papier. Een vastgelopen stuk papier in de printer kun je er op diverse manieren uithalen, waarbij de lompe manier vaak leidt tot schade. Bloemen mag je wel en computers hoef je geen water te geven, enzovoort. Je herkent dit vast wel en dat zijn onnodige kosten.

Maar als iedereen zuinig is op de spullen en ze ook correct gebruikt, weet je wat de technische levensduur is van de fabrikant. Vaak is deze wat aan de voorzichtige kant. Mocht bijvoorbeeld blijken dat de technische levensduur bij een product bij lange na niet wordt gehaald en er is correct met het product omgegaan, zijn veel leveranciers bereid om hierover het gesprek aan te gaan. Uiteraard is dit ook afhankelijk van de daadwerkelijke waarde van het object.

Hoe behaal je de technische levensduur? 

Belangrijkste drie punten om de technische levensduur te kunnen halen die de fabrikant afgeeft zijn de volgende zaken:

  • Gebruik het product waar het voor bedoeld is;
  • Pleeg onderhoud (o.a. slijtage onderdelen tijdig vervangen);
  • Voorkom verlies.
Management van middelen

Dit laatste punt lijkt een open deur, maar je verschiet er van hoeveel spullen er kwijt raken. Deels omdat het personeel zich deze spullen ten onrechte toe eigent. Dan gaat het over gereedschap voor thuis gebruik, maar ook over nietmachines, kopiëren en bedrijfsinformatie. Je kunt dit voorkomen door het te organiseren en deels blijft het ook gewoon opletten en zorgen voor een juiste cultuur.

Uiteindelijk kan alles een keer stuk gaan. Maar heb je dan ook de financiële middelen om deze te vervangen? Zeker als het een kritiek middel is voor de continuïteit van je bedrijf, is dit cruciaal om te weten. Een bedrijf dient naar mijn mening altijd de continuïteit voorop te zetten bij beslissingen en activiteiten die het uitvoert. Als de middelen er niet zijn en ook niet gaan komen op korte termijn, dien je te zorgen voor een alternatief. Dat kan zijn een ander middel dat ook volstaat in tijden van nood, dat kan zijn een tweede- of derdehands artikel. Het weten waar deze middelen zijn, wie ze verkoopt of verhuurt en tegen welke prijs is een must om op orde te hebben. Dat vergt elk jaar even goed speur- en zoekwerk, maar het helpt je uit de brand als het toch misloopt.

Test jouw leiderschap met deze checklist

Bereik meer resultaten in je bedrijf en meer rust in je hoofd met effectief leiderschap. Waar kun jij je leiderschap verder versterken? 

Ben voorbereid, laat je niet verrassen, heb een plan B als het een keer tegenzit. Elke bedrijf heeft daar mee te maken. Het is niet erg dat het je overkomt, als je maar zorgt dat je dan voorbereid bent. Heb je dan niets, dan kan het wel erg vervelend zijn.

Als laatste merk ik nog op dat het aanschaffen van nieuwe middelen alleen zinvol is als je ze ook volledig kunt inzetten. Als je een kantbank maar af en toe gebruikt, koop dan een tweedehandse die voldoet voor het werk dat je ervoor hebt. Alles wat je niet in middelen steekt, kun je investeren in de toekomst van je bedrijf, nieuwe ideeën, beter personeel of (en daar is ook helemaal niets mis mee), in jezelf of je privéleven.

Economische levensduur

Naast de technische levensduur kennen we ook een economische levensduur. De tijd dat het middel nog toegevoegde waarde voor je oplevert. Wanneer dat stopt hangt af van innovaties, onderhoud en je concurrenten.

De mensen uit de drukwereld die vroeger een Heidelberg hadden, waren verzekerd van hun pensioen. Het was een dure drukpers waarvan men zei dat de waarde voor veel drukkers hun oudedagsvoorziening was. Echter door de opkomst van pre-press kwamen er technisch hoogwaardige drukpersen van eerst vier en later vijf kleuren en daarna ging het als maar sneller. Het drukken was een formaliteit bij al het werk wat er vooraf gedaan moest worden. Mensen konden hun drukwerk digitaal aanleveren en bewerken. De mogelijkheden waren oneindig, zo leek het. En tot op de dag van vandaag gaan de ontwikkelingen op dit gebied verder. Je begrijpt wel dat de man op leeftijd die zijn Heidelberg wilde verkopen, daaraan maar een karig pensioen heeft overgehouden. De technisch levensduur van deze persen was levenslang, maar de economische levensduur was in een paar jaar geheel verdwenen.

De technische levensduur van een machine is in de regel nog best goed vast te stellen, zeker in tijdsblokken, maar de economische levensduur kan zomaar van de een op de andere dag door een nieuwe uitvinding eindig zijn. Het is dus bij de aanschaf van bedrijfsmiddelen van enige omvang erg belangrijk dat je je markt goed kent en weet welke ontwikkelingen gaande zijn. Zorg ervoor dat jij niet degene bent die de laatste Heidelberg in jouw branche koopt.

Financiële middelen kopen, belenen of leasen

Het aanschaffen van bedrijfsmiddelen en zekere de wat duurdere middelen vergt enige voorbereiding. Natuurlijk, ieder bedrijf schrijft af op de kapitaalgoederen, maar wat gebeurt er met deze afschrijving? In veel gevallen wordt dit van de winst gehaald om een fiscaal voordeel te hebben. Vervolgens wordt het geld weer gebruikt voor allerlei andere zaken die op dat moment van belang zijn. Echter op het moment dat een kapitaalgoed het dan begeeft, is er niets gespaard of geregeld om dit op te vangen. Bedrijven worden dan afhankelijk van geldverstrekkers. De banken zijn in de regel het goedkoopst, maar stellen wel eisen aan jou als ondernemer voor verstrekking. Ze hebben een lage risico-opslag waardoor de tarieven gunstig zijn, maar willen wel garanties dat het geld ook terugkomt. Andere partijen rekenen een wat hogere risico-opslag en nemen genoegen met minder zekerheden. En dan heb je nog de partijen die mee willen profiteren van jouw succes en een aandeel in je bedrijf willen. Als dit noodzakelijk is voor bedrijfscontinuïteit, heb je het niet goed voor elkaar. Meestal leidt dit tot gedoe, onvrede of zelfs ruzie. Maar dat zal geen toelichting behoeven. Ondernemers zijn eigenwijs, doen de dingen graag op hun eigen manier, daar zijn ze ook zelfstandig voor geworden. Pottenkijker en mee beslissers, daar zit een ondernemer niet op te wachten.

Continuïteit bedrijfsprocessen

De eerst keuze is of je de machine zelf wilt kopen of dat je deze wilt huren/leasen. Met dat laatste hoef je niet meteen een enorm bedrag op tafel te leggen, maar dien je maandelijks af te dragen. Dan kun je ook nog kiezen of je een financial lease doet, waardoor het middel van jou is en op je balans komt te staan. Of dat je operationeel least, waardoor het eigendom van het middel bij de verstrekker van het middel blijft liggen. Dat is wel wat duurder, maar heeft ook grote voordelen. Je hoeft het onderhoud niet zelf te doen en na de lease hoef je het middel ook niet zelf te verkopen.

Als je ervoor kiest om te kopen, zorg er dan voor dat je een deel van de investering zelf al hebt gespaard, dan blijf je baas in eigen huis. Advies is om tussen 25% en 45% zelf te betalen. Het verschil zit in de courantheid van het middel, als het niet courant is en dus nauwelijks te verkopen dan moet je meer zelf doen om het te kunnen financieren op een goede manier.

Kijk bij de financiering van middelen ook even goed naar wat er nog aan zit te komen. Waarvan verwacht je op korte termijn dat de technische- of economische levensduur is verlopen. Zet deze middelen in de juiste volgorde van prioriteit. Wat is het belangrijkste voor jouw bedrijf en wat is minder belangrijk? Nogmaals, ook hierbij is de continuïteit van je bedrijf het eerste en belangrijkste criterium.

Om de pieken in financiële middelen zo laag mogelijk te houden is het belangrijk dat je de aanschaf van je middelen spreidt. Je kent dat vast wel van iemand die een nieuw huis heeft gekocht. Alle apparatuur nieuw heeft aangeschaft en daar trots over vertelt. Echter na 15 jaar begeeft het ene na het ander apparaat het. Dan moet in korte tijd alles weer vervangen worden. Vaak leidt dit tot verhoging van de hypotheek, omdat Bruintje het even niet trekken kan. Dat is natuurlijk niet erg handig. Spreid daarom je aankopen, zodat je elk jaar wat kunt vervangen en daarmee je middelen op orde houdt.

Opbouw van je middelen (bv. wagenpark, machinepark)

Als je met kapitaal intensieve goederen werkt, is de opbouw van je machinepark cruciaal. Dat je de juiste afschrijvingsmethodiek gebruikt. Dat je de  afschrijvingen ook reserveert voor vernieuwing en dat je de vernieuwingen ook continue onderhoud. Dat lijkt allemaal heel makkelijk, maar nu de praktijk.

Een transportbedrijf met 100 trekkende eenheden en nog meer opleggers, overkwam het volgende. Ze beschikte over een modern wagenpark, waarbij de bedrijfsfilosofie was dat ze geen middelen ouder dan 5 jaar aanhielden. Dat betekent dus dat ze jaarlijks 20 wagens met opleggers moesten vervangen (100 wagens + opleggers gedeeld door 5 jaar). In die tijd kostte een combi ongeveer 3 ton. Dus elk jaar 6 miljoen investeren in nieuwe auto’s. Ze schreven echter de middelen af in 10 jaar tijd en hadden een winst van nog geen half miljoen. Dus ze hadden maximaal 3,5 miljoen om te investeren en kwamen dus 1,5 miljoen per jaar tekort. Gelukkig is dit tijdig gesignaleerd en besproken met de ondernemer. Die aanpassingen heeft gedaan, zodat het bedrijf nu nog steeds bestaat, maar dat had heel anders af kunnen lopen.

Waar gaat dit dan fout in de praktijk? Een accountant is geen vervoerder. Minimaal fiscaal afdragen is vaak een hot-item. Echter door dit te doen, kun je andere zaken over het hoofd zien. Of door in ons geval de afschrijvingen af te stemmen op de winst, zodat elk jaar alle afschrijvingen de winst drukken, maar dat er wel elk jaar winst gemaakt wordt om de financieringsmogelijkheden open te houden, betekent dat het op andere fronten gaat knellen. Voor alles is vaak een verklaring en een rede, maar of dit ook de goede en juiste rede op lange termijn is, valt nog te bezien.

Koop nooit iets zonder gebruiker (wie ermee werkt, weet wat goed is)

Een grote fout die nog regelmatig wordt gemaakt, is dingen aanschaffen zonder de feitelijke gebruiker daarin te betrekken. We hebben een nieuwe lasrobot gekocht, moet je kijken wat deze allemaal kan. Samen bladeren ze de folder door en het is echt ongelofelijk, bijna oneindig veel mogelijkheden op zo’n apparaat. Je krijgt er ook een training bij om dit allemaal in te stellen en te programmeren. Langzaam zie je de gebruiker wegzakken op zijn stoeltje. Wat heeft dat nou allemaal voor zin? Ik moet eerst veel gaan leren, daarna oefenen en dan alles zo eenvoudig mogelijk instellen. De meeste techniek van de robot, is onnodig voor ons soort werk.

Ja, en dat zal vast niet de eerste keer zijn dat je – met al je goede bedoelingen – iets hebt gekocht waarvan je denkt je mensen er super blij mee te maken. Maar dat ze er vervolgens bijzonder teleurgesteld op reageren. Wat maakt het jou uit of de ene timmerman met een hamer met houten handvat wil timmeren en de andere liever een kunststof handvat heeft. Als hij de spijkers er maar op een goede manier inslaat, toch?! Als je dus iets aanschaft waar mensen veel mee moeten werken, betrek ze er dan bij. Dat bespaart geld (want je had in dit voorbeeld een veel goedkopere robot kunnen aanschaffen), het bespaart tijd (geen trainingen en programmeren) en gedoe (geen ontevreden medewerkers).

Moet je dan altijd aanschaffen wat je medewerkers willen? Nee, natuurlijk niet. Jij schaft de zaken zelf aan en je moet ook 100% achter je besluit kunnen staan. Daarbij komen en gaan medewerkers en dan zit je met het verkeerde middel, dat is niet handig. Alleen ze kunnen jou wel van de juist input voorzien, zodat je kunt oordelen over wat je moet aanschaffen en waarom. Ze zullen je veel nuttige informatie geven waardoor je aankoop beter wordt. Ook de acceptatie van de aankoop is veel hoger, zodat ze blij zijn met de investering en er als een kind met Sinterklaas, mee gaan spelen.

En als in je nu te weinig financiële middelen hebt om datgene aan te schaffen wat eigenlijk volgens je medewerker nodig is? Nou dan kun je alternatieven bekijken, lees hierboven, maar het belangrijkste is om het gewoon te vertellen. De medewerker heeft hier meestal begrip voor en denkt mee over een oplossing die wel betaalbaar is. Dit bevordert respect en begrip en iedereen snapt dat er af en toe een limiet is. Ook kinderen kun je zeggen dat de Cornetto te duur is en dat hij een waterijsje mag uitzoeken. Niet omdat je het niet kunt betalen, maar omdat je het niet nodig vindt. En zo werkt dat ook bij volwassenen, onder het mom: jong geleerd, is oud gedaan.

Altijd cruciale items op voorraad (stilstand is duur, ken je markt)

Voordat ik dit artikel beëindig nog één ander belangrijk onderwerp als het gaat over middelen. Het betreft de voorraad. Dit zijn middelen die nog verwerkt moeten worden, grondstoffen- of halffabricaten, of eindproducten. Voorraad is per definitie een kostenpost en daarmee een verlies. Zelfs al heb je de voorraad verkocht, maar ligt deze nog bij jou, dan is het een verliespost. Dat wil zeggen, had je de voorraad direct uitgeleverd en geen opslagruimte nodig gehad dan had je deze ruimte voor productie kunnen gebruiken. Zo werkt het natuurlijk niet in de praktijk, maar toch vertel ik het met een reden. Het elimineren (weghalen) van verliesposten is na de 2e wereldoorlog een belangrijk instrument gebleken om je concurrentiepositie te verbeteren. Wat wel en wat niet zinvol is, moet je per bedrijf bekijken en jij dus voor jouw bedrijf.

Kun je dan zonder voorraad. Daf werkt met just-in-time delivery’s. Dat wil zeggen dat ’s nachts alle onderdelen worden aangeleverd voor de vrachtauto’s die de dag daarop gemaakt worden. Dat betekent dus dat ze niet alleen hun eigen bedrijf goed georganiseerd moeten hebben, maar de hele keten van bedrijven. Hierdoor worden er verliezen geminimaliseerd en daarmee verbetert de concurrentiepositie.

Dus je kunt voorraad minimaliseren, maar nul is onmogelijk. Het is ook afhankelijk van de rol die jij vervult in de keten. Want er zijn bedrijven die leven van voorraad en opslag.

Daarnaast is het belangrijk dat je voorraad courant is en dat je deze verkocht hebt voordat deze incourant wordt. De vraag naar bedorven melk is namelijk niet heel hoog.

Ook heb je voorraad nodig om "Nee verkopen" te voorkomen. Juist snel en uit voorraad leveren kan belangrijk zijn. Denk maar aan webshops die binnen 24 uur leveren. Dan is voorraad super belangrijk. Maar ook hier geldt niet teveel, want het kan incourant worden.

Een relatie van ons heeft afgelopen voorjaar alle hardplastic boten van een leverancier opgekocht, omdat hier nauwelijks nog aan te komen was. Halverwege het jaar moest hij desondanks toch “Nee” verkopen. Dus dan is voorraad aanleggen weer super winstgevend. 

Voor de productie is het belangrijk dat je machines niet stilvallen. Zeker bij de wat grotere en lastiger op te starten productielijnen, is stilstand verlies. Verlies is dan groter dan het aanhouden van voorraad. Ook hier geldt weer, zoek naar de juiste balans.

En dat laatste geldt eigenlijk voor alle voorraad. Zoek naar de juiste balans om voldoende voorraad te hebben, om niet mis te grijpen en niet teveel zodat de kosten alleen maar oplopen. Je voelt wel aan, dit is nog niet zo makkelijk, zeker als je uiteenlopende zaken op voorraad hebt.

Bedrijfsadvies op maat

(Bedrijfs-)middelen is een uitgebreid en complex onderwerp, waar veel over te schrijven is. Ik heb enkele onderwerpen aangestipt die bij veel ondernemers spelen. Er komt best wat bij kijken om het goed te doen. Dus laat je in deze goed adviseren door de juiste personen. Dat wil zeggen mensen die weten wat middelen zijn en wat erbij komt kijken. En die de combinatie tussen praktijk, techniek en financiën goed kunnen maken. 

Het managen van middelen is één van de zes organisatiegebieden waar je als ondernemer jouw bedrijf op kunt sturen. Door adequate sturing kun je je mensen zodanig richten dat ze datgene doen, waar jij je bedrijf om begonnen bent. Pak dit stuur vast en laat je tijdig adviseren, want fouten zijn bij middelen vaak kostbaar.

Strategiegesprek

Waaraan kun jij meer aandacht geven, zodat je meer actie in je zaak krijgt en meer rust in je hoofd? Vraag een gratis gesprek aan, zodat wij met je mee kunnen denken en je een onderbouwd advies kunnen geven.

Lees meer over dit onderwerp:

Over de auteur, Gerald van Kollenburg

Opgegroeid in een mkb-gezin waar hij ervaarde dat fouten maken leerzaam is. En kennis en vaardigheden belangrijk zijn. Opleidingen: bedrijfseconomie, bedrijfskunde, geografie, makelaardij, Lean Six Sigma Black Belt en een Master Neuro Linguïstisch Programmeren. In zijn loopbaan talloze opleidingen gevolgd en zelf gedoceerd over leiderschap, organiseren, strategie en financiën. Steeds als doel om praktische mkb-ondernemers te ondersteunen met kennis, ervaring en vaardigheden.
Sinds 1999 is Gerald actief binnen het mkb. Methoden ontwikkeld voor gezonde groei van bedrijven zoals het COF-systeem en het Z11made Groeimodel. Maar hij is er zich terdege van bewust dat het gaat om mensen en niet om modellen. Intrinsieke drijfveren en unieke mkb-ers, dat maakt Nederland anders!

Wil jij even sparren over jouw situatie? Vraag dan een gratis gesprek aan. In dit gesprek komen we snel tot de kern, ook al vuur je nog zo'n berg informatie op ons af. We geven je direct wat tips die je lucht geven en je helpen om een stap in de goede richting te zetten.