Gedrag veranderen: het kan soms best lastig zijn
Al eerder schreef ik blogs over welke factoren invloed hebben op gedrag en waarom gedrag veranderen zo lastig is. Hierin kon je lezen hoe veranderingen beïnvloedbaar zijn. Ik ga in deze blog dieper in op hoe je de medewerkers mee kunt nemen op weg naar de nieuwe situatie. Je komt er ook achter waarom gedrag veranderen vaak zo moeilijk is.
Geef een duidelijke noodzaak voor het veranderen van gedrag
Dingen anders doen om te veranderen, daar worden we met z'n allen niet zo enthousiast van. Bepaalde dingen anders doen om te verbeteren is al wat krachtiger. Maar als er een duidelijke noodzaak is om te veranderen, vervalt de discussie en is het een kwestie van vooruitkijken geworden.
Zorg dus dat je goed onderbouwt wat jouw drijfveren zijn voor de vernieuwde situatie. Deze drijfveer noemen we vanaf nu voor het gemak 'het hogere doel'. Dit hogere doel wordt de kapstok waar andere doelen en acties aan opgehangen kunnen worden.
Het voordeel van het definiëren van dit hogere doel: als er nieuwe acties voorgesteld worden, kun je direct toetsen of dit bijdraagt aan het bereiken van het hogere doel. Is dat niet het geval dan hoef je deze acties in de regel geen prioriteit te geven (uiteraard afhankelijk van de inhoud).
Bepaal welke doelen bijdragen aan het hogere doel
Om het hogere doel te bereiken kun je onderliggende doelen gaan bepalen. Dit zijn concrete zaken die direct raken aan wat er op afdelingen of bij medewerkers speelt. In feite is het een vertaling van het hogere doel naar afdelingsniveau. Het kan qua inhoud dus ook per afdeling iets anders betekenen. Juist door het nu concreet te vertalen naar de eigen afdeling creëer je draagvlak om de zaken goed aan te gaan pakken.
Bepaal de doelen SMART
1) Specifiek: Wat wil je precies bereiken, kan er sprake zijn van interpretatieverschillen?
2 )Meetbaar: Hoe ga je de resultaten zichtbaar maken? Kan dit geautomatiseerd?
3) Acceptabel: Is datgene wat je wil bereiken door iedereen geaccepteerd? Is het mogelijk om dit uit te voeren (budget, middelen, kennis)?
4) Realistisch: Ligt de lat niet veel te hoog qua tijd of prestatie?
5) Tijdgebonden: Wanneer moet het resultaat gerealiseerd zijn? Dit motiveert om het juiste tempo te houden.
Gedrag veranderen: zorg voor een duidelijke plan van aanpak
Doelen realiseren gaat niet vanzelf. Een aanpak is belangrijk. Wie wil je betrekken in dit proces? Wat is er nodig aan geld, middelen, kennis en tijd? In welke volgorde moeten zaken worden aangepakt?
Onderzoek wat het échte probleem is zodat de juiste oorzaak wordt weggenomen. Pas daarna kun je beginnen met zaken te veranderen.
Een onderdeel van het plan van aanpak is ook een tijdige evaluatie van waar je staat. Zo voorkom je dat je achteraf niet het gewenste resultaat hebt bereikt. Als de doelen gaan om dagelijkse prestaties, bijvoorbeeld productieaantallen of afkeurproducten, dan is een dagelijks of wekelijks afdelingsoverleg ook een vorm van evaluatie. Het gaat er om dat er toetsingsmomenten zijn waar tijdige bijsturing mogelijk is.
Gebruik een dashboard om te kijken waar je staat
De resultaten van de acties geven informatie over het wel of niet behalen van de doelen. Een duidelijk dashboard met Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) geeft inzicht in de huidige resultaten. Een grafiek is een eenvoudig en erg visueel middel om als dashboard te gebruiken. Zo heb je een nulmeting en een eindpunt, waardoor je inzicht krijgt in de ontwikkeling van het veranderen van het gedrag.
Neem je medewerkers mee in de verandering
- Leg de noodzaak van de te nemen verandering uit;
- Vertel duidelijk wat je hogere doel is en waarom;
- Stel een leidend team samen dat de noodzakelijke acties gaat begeleiden;
- Ga de doelen met dit team bepalen (SMART);
- Start nog voor de acties lopen met het meten van KPI’s (aantoonbaar maken van verbetering);
- Bespreek de resultaten t.o.v. de doelen met de betrokkenen;
- Analyseer de resultaten en stuur bij waar nodig.