Ieder bedrijf kent zes organisatiegebieden. Management van processen is er daar één van. Alle mkb-ondernemers werken met processen, maar hebben dat vaak zelf niet in de gaten. Een gemiste kans! Want goedlopende processen leveren niet alleen meer rendement op (dus meer winst), maar ook minder gezeur. Daarom leg ik in vijf opeenvolgende blogs uit:
Bob de steigerhouten meubelmaker
In mijn blog ‘Waarom processen’ heb ik Bob geïntroduceerd. Een handige jongen die van zijn hobby zijn werk heeft gemaakt. Hij maakt op klantbestelling maatwerk steigerhouten meubels. Het bedrijf groeit als kool en Bob heeft inmiddels bijna twintig medewerkers in dienst. Die groei stopte omdat Bob zijn bedrijfsprocessen niet op orde had. Een typische klant van Z11made.
De oplossing
De oplossing was relatief eenvoudig. Als bedrijfsadviseur heb ik samen met Bob zijn hoofdproces in kaart gebracht in zogeheten processtappen en die nog verder afgepeld naar activiteiten. Die zijn beschreven in een duidelijke werkinstructie en met instructie verdeeld over zijn medewerkers. Hieronder beschrijf ik die stappen.
Stap 1: breng hoofdproces in kaart
Samen met Bob heb ik zijn hoofdproces ‘productie’ in kaart gebracht. Als voorbeeld gebruik ik het maakproces van een tafel. In essentie bestaat het productieproces uit zes processtappen:
- Maken ontwerp
- Bestellen materiaal
- Maken onderstel
- Maken blad
- Bevestigen onderstel aan blad
- Vervoeren en plaatsen tafel bij klant
Stap 2: pel de processtappen af naar activiteiten
De zes processtappen hebben we op hun beurt afgebroken in activiteiten. Iedere processtap bestaat immers op zijn beurt uit kleinere, opeenvolgende stappen. Zo kun je de 1e stap -maken ontwerp- opdelen/afpellen naar bijvoorbeeld:
1.Verzamelen wensen klant
Voorbeelden hiervan zijn breedte, lengte, hoogte, soort afwerking, …
2.Verzamelen wensen producent (Bob dus)
Kwaliteitseisen zoals maximale lengte tafel zonder dat een tussenpoot nodig is
3.Maken concept ontwerp
Test jouw leiderschap met deze checklist
Bereik meer resultaten in je bedrijf en meer rust in je hoofd met effectief leiderschap. Waar kun jij je leiderschap verder versterken?
4.Goedkeuren ontwerp door klant
Stap 3: teken de processtappen en onderliggende activiteiten
Veel mensen zijn visueel ingesteld: een plaatje begrijpen ze sneller en makkelijker dan geschreven tekst. Daarom zijn op mijn advies de processtappen en onderliggende activiteiten uitgetekend in een zogeheten procesflow.
Stap 4: maak werkinstructie
Om medewerkers te informeren hoe ze moeten werken, ‘vertaal’ je de procestappen en onderliggende activiteiten in een werkinstructie. Daarin kun je niet alleen kwijt wat er moet gebeuren, maar bijvoorbeeld ook:
Kwaliteitseisen per activiteit
Te gebruiken middelen (gereedschap)
Veiligheidseisen
Doorlooptijd
Enzovoorts
Een werkinstructie wordt gemaakt in een tabel zodat het overzichtelijk oogt en makkelijk te volgen is.
Stap 5: instructie
Laatste stap in het bedrijf van Bob was om samen met de betrokken medewerkers de werkinstructie door te nemen. Hierbij gebruik ik altijd de methode ‘voordoen – meedoen – zelf doen’. De eerste keer doet Bob het voor aan de medewerker waarbij hij de werkinstructie exact volgt. Daarna herhaalt de medewerker dat, waarbij Bob meekijkt of het allemaal gaat. Vanaf dat moment kan de medewerker het zelf doen.
Door procesmatig te denken en te werken schep je duidelijkheid voor jouw medewerkers EN ook voor jezelf. Deze duidelijkheid wordt omhelsd door de medewerker. Als je taken op deze manier aan hen overdraagt, geef je de medewerker vertrouwen. Belangrijker zelfs dan salaris heeft onderzoek aangetoond.
Hoe verder
Hiermee was het werk nog niet gedaan bij Bob zijn bedrijf. In mijn volgende twee blogs vertel ik meer over ''Welke bedrijfsprocessen zijn er?'' en ''Hoe verbeter ik bedrijfsprocessen?''.
