Ieder bedrijf kent zes organisatiegebieden. Management van processen is er daar één van. Alle mkb-ondernemers werken met processen, maar hebben dat vaak zelf niet in de gaten. Een gemiste kans! Want goedlopende processen leveren niet alleen meer rendement op (dus meer winst), maar ook minder gezeur. Daarom leg ik in vijf opeenvolgende blogs uit:
Bob de steigerhouten meubelmaker
In mijn blog ‘Waarom processen’ heb ik Bob geïntroduceerd. Een handige jongen die van zijn hobby zijn werk heeft gemaakt. Hij maakt op klantbestelling maatwerk steigerhouten meubels. Het bedrijf groeit als kool en Bob heeft inmiddels bijna twintig medewerkers in dienst. Die groei stopte omdat Bob zijn processen niet op orde had. Een typische klant van Z11made.
De oplossing was relatief eenvoudig. Samen met Bob heb ik zijn hoofdprocessen in kaart gebracht, die afgepeld naar stappen en nog verder naar activiteiten. Die zijn beschreven en met een duidelijke werkinstructie verdeeld over zijn medewerkers ; zie mijn blog ‘Hoe maak ik een proces’.
Dan ben ik dus klaar dacht Bob. Iedereen weet wat hij moet doen en ik let goed op de punten waar processen elkaar raken; zie mijn blog ’Welke processen zijn er?’. Je begrijpt het al, niet dus.
Stilstaan = achteruitgaan. Dus… continue verbeteren
Wanneer er duidelijkheid is over wie wat moet doen, is het zaak om te gaan meten of de processen ook lopen zoals afgesproken. Ook is het zaak om te kijken of processen sneller, beter, makkelijker kunnen. Immers… goedlopende processen leveren meer winst op. En… medewerkers hebben er een hekel aan om dingen meerdere keren te doen of inefficiënt te werken.
Bij Bob hebben we per processtap vastgesteld waaraan die stap moet voldoen. Anders gezegd: we hebben de prestatie indicatoren van de bedrijfsprocessen bepaald. Dit kan bijvoorbeeld in tijd, maar ook in kwaliteit. Voorbeeld in het bedrijf van Bob is dat het maken van een tafelblad maximaal 4 uren mag kosten.
Een veel gebruikte indicator van kwaliteit is ‘in één keer goed’! Zeker bij overdracht van het ene naar het andere proces is deze hartstikke belangrijk. Is ook logisch: als je iets niet in één keer goed doet, doe je het dus minimaal twee keer. Kost meer tijd en levert ook nog eens gezeur op.
Het meten van de prestatie indicator kan zeker bij een klein bedrijf eenvoudig worden aangepakt. De medewerker schrijft op de maakbon van de tafel hoe lang hij erover heeft gedaan. Zeker bij grotere bedrijven zie je dat de maakbon is vervangen door een streepjescode of QR-code die wordt ingelezen met bijvoorbeeld een tablet en dan geautomatiseerd wordt vastgelegd in het ERP systeem.
Pas nadat je bedrijfsprocessen hebt ingevoerd begint het echte werk. Continue verbeteren voor enerzijds winstgevendheid (je werkt immers efficiënter) en anderzijds om jouw medewerkers tevreden en daarmee gemotiveerd te houden.
Test jouw leiderschap met deze checklist
Bereik meer resultaten in je bedrijf en meer rust in je hoofd met effectief leiderschap. Waar kun jij je leiderschap verder versterken?
Continue verbeteren is de grondgedachte achter Lean. Het procesgericht denken ontstond al in de 16e eeuw bij de bouw van boten in Venetië. Ruim 100 jaar geleden werd procesgericht denken en continue verbeteren echt belangrijk bij de massaproductie van de T-Ford.
