Waarom is borging van bedrijfsprocessen zo lastig?

Waarom is borging van bedrijfsprocessen zo lastig?

Herken je deze vraag? Je hebt serieus tijd, geld en energie geïnvesteerd om je processen in kaart te brengen, te verbeteren en te implementeren? En een aantal weken, maanden of soms zelfs een jaar later, kom je tot de conclusie dat er niet veel meer van over is.

Dan ben je niet de enige die dit treft. Sterker nog, veel ondernemers klagen hierover. En de organisaties die jou geholpen hebben, (we noemen ze procesorganisaties, afgekort PO) leggen het balletje weer bij jou neer. Maar is dit ook terecht?

Deels wel, denken wij, maar deels ook niet. Als de PO de juiste stappen heeft doorlopen en de medewerkers en leidinggevenden in hun rol hebben gezet, is het terecht. Echter als dit niet of onvoldoende is gedaan, of teveel van bovenaf opgelegd, dan werkt het niet in de praktijk, en dan is het onterecht. Wat bedoelen we hiermee?

Borgen zit niet in het model, maar in de mens

Onze ervaring is dat borging niet in de inhoud zit. Een proces gebaseerd op Lean, Quality Resource Management of zelf uitgeschreven, maakt voor de borging niet veel uit. Het is niet meer dan afspraken die je vastlegt.

Of het gaat werken, ligt aan de mensen die het uitvoeren. Als een proces duidelijk is en mensen ervaren reële normen qua tijd en kwaliteit, komen ze afspraken eerder na. De borging zit in het emotionele deel. Waarom en hoe doen mensen dingen die van ze gevraagd worden, of waarom juist niet?

Ratiogerichte organisaties zijn minder goed in het emotionele aspect. Ratio mensen houden van logica, maar houding en gevoel is niet altijd logisch. Soms speelt er bij een medewerker iets in de privé sfeer en heeft men er de kop niet bij.

Dan kun je een goed proces hebben, maar het loopt op dat moment even niet. Als je die situatie niet onderkent en met mensen in gesprek gaat, sla je de plank mis. Het proces is dan prima, maar er is een andere oorzaak die de uitvoering belemmert. Goed management is dus cruciaal, ook bij de uitvoer van processen.

Projectgroepen

Met Small Group Activities kun je bij de inrichting van een proces duidelijkheid scheppen. Laat degene die het werk uitvoeren, het proces mee inrichten. De betrokkenheid stijgt (het is hun proces) en de vastlegging gebeurt in de taal van de gebruiker. Maar dit is geen garantie voor succes, ook hier geldt dat aandacht voor de mens cruciaal is.

De bottleneck zit meestal in de aansturing. Mensen bewegen pas als de leidinggevende/ondernemer het goede voorbeeld geeft. Er zijn ondernemers die de bal bij de medewerker neerleggen. Afspraken gelden niet voor mij, ik moet de handjes vrij houden, toch?!

Ze gooien daarmee hun eigen ruiten in, want ze geven medewerkers een alibi om in hun vertrouwde patroon te blijven werken. Met als gevolg dat de gewenste verandering stagneert. En er ontstaat irritatie omdat een deel van de mensen wel en een deel niet volgens het proces gaan werken. En dan zijn we weer terug bij het begin, de borging, waar ik dit artikel mee begon.

Advies paradox

Borgen van een verandering is een heikel punt. Lees ons artikel ‘een paradoxale levenservaring’ eens. Dan begrijp je waarom er zoveel geklaagd wordt over de bedrijfsadviesmarkt.

We draaien al decennia, misschien wel eeuwen, in een vicieuze cirkel. Daarmee wordt geld van ondernemers verbrand. Dat is niet goed, maar ondernemers, let op: Jullie houden het zelf ook in stand! En daar hebben jullie goede redenen voor, maar het is ineffectief.