Ieder bedrijf kent zes organisatiegebieden. Management van processen is er daar één van. Alle mkb-ondernemers werken met processen, maar hebben dat vaak zelf niet in de gaten. Een gemiste kans! Want goedlopende processen leveren niet alleen meer rendement op (dus meer winst), maar ook minder gezeur. Daarom leg ik in vijf opeenvolgende blogs uit:
Bob de steigerhouten meubelmaker
In mijn blog ‘Waarom processen’ heb ik Bob geïntroduceerd. Een handige jongen die van zijn hobby zijn werk heeft gemaakt. Hij maakt op klantbestelling maatwerk steigerhouten meubels. Het bedrijf groeit als kool en Bob heeft inmiddels bijna twintig medewerkers in dienst. Die groei stopte omdat Bob zijn processen niet op orde had.
Een typische klant van Z11made.
De oplossing was relatief eenvoudig. Samen met Bob heb ik zijn belangrijkste bedrijfsprocessen in kaart gebracht, die afgepeld naar stappen en nog verder naar activiteiten. Die zijn beschreven en met een duidelijke werkinstructie verdeeld over zijn medewerkers
Dat ontdek je mijn blog over: ‘Hoe maak ik een proces’.
De andere bedrijfsprocessen
Het in kaart brengen van het productieproces en dat overdragen aan medewerkers, was de eerste stap bij het bedrijf van Bob. Maar daarmee waren we er nog niet! Aan de ene kant, omdat je processen continue kunt verbeteren. Hoe je dat doet, lees je in mijn blog ‘Hoe verbeter ik bedrijfsprocessen?’
Aan de andere kant, omdat er in ieder bedrijf meerdere processen zijn. Ook dit hebben we in het bedrijf van Bob aangepakt. Denk bijvoorbeeld aan:
- Inkoopproces
- Verkoopproces
- Administratief proces
- Enzovoorts
Ook deze processen hebben we volgens hetzelfde stappenplan uit de blog ‘Hoe maak ik een proces?’ in kaart gebracht, uitgetekend, beschreven in een werkinstructie en met een instructie geïmplementeerd.
Bedrijfsprocessen raken elkaar!
Op sommige punten raken de processen elkaar. Processtap 2 (zie blog ’Hoe maak ik een proces?’) is het bestellen van materiaal. Dit proces raakt natuurlijk het inkoopproces. Maar ook het ontwerp (processtap 1) is van belang, omdat daaruit de gegevens komen voor de inkoop. Als twee processen elkaar raken, is er sprake van communicatie. Zo moet de medewerker die het ontwerp voor zijn rekening neemt, de juiste materialen en maten doorgeven aan de medewerker die de inkoop verzorgt.
Test jouw leiderschap met deze checklist
Bereik meer resultaten in je bedrijf en meer rust in je hoofd met effectief leiderschap. Waar kun jij je leiderschap verder versterken?
Communiceren is lastig. Snel wordt vergeten om bepaalde zaken door te geven en heeft iedereen een ander beeld. En dan… dan gaat het fout. Concentreer je juist op die overdrachtsmomenten. Tip is om waar het kan de overdracht vast te leggen. Dat kan in een formulier, in een bestand of zelfs in een geautomatiseerd systeem. Welk hulpmiddel je kiest hangt af van het aantal keer dat de overdracht voorkomt, wat vaak bepaald wordt door de grootte van het bedrijf.
Weet dat er meerdere processen zijn in een bedrijf en dat die elkaar raken. Overdracht van het ene naar het andere proces betekent communiceren en dat kan oooh zo makkelijk fout gaan!
Hoe verder
Bij een groeiend bedrijf als dat van Bob wordt het werk in eerste instantie gedaan door de oprichter. Als er meer mensen bijkomen worden de taken verdeeld over hen. Op een gegeven moment ontstaat een wirwar aan taken die hoogstwaarschijnlijk niet meer logisch zijn verdeeld. Is ook helemaal niet erg, want het is ontstaan in tijden van snelle groei.
