Ieder bedrijf kent zes organisatiegebieden. Management van processen is er daar één van. Alle mkb-ondernemers werken met processen, maar hebben dat vaak zelf niet in de gaten. Een gemiste kans! Want goedlopende processen leveren niet alleen meer rendement op (dus meer winst), maar ook minder gezeur. Daarom leg ik in vijf opeenvolgende blogs uit:
In mijn blog ‘Waarom processen’ heb ik Bob geïntroduceerd. Een handige jongen die van zijn hobby zijn werk heeft gemaakt. Hij maakt op klantbestelling maatwerk steigerhouten meubels. Het bedrijf groeit als kool en Bob heeft inmiddels bijna twintig medewerkers in dienst. Die groei stopte omdat Bob zijn bedrijfsprocessen niet op orde had. Een typische klant van Z11made.
De oplossing was relatief eenvoudig. Als bedrijfsadviseur heb ik samen met Bob zijn hoofdproces in kaart gebracht in zogeheten processtappen en die nog verder afgepeld naar activiteiten. Die zijn beschreven in een duidelijke werkinstructie en met instructie verdeeld over zijn medewerkers. Hieronder beschrijf ik die stappen.
Samen met Bob heb ik zijn hoofdproces ‘productie’ in kaart gebracht. Als voorbeeld gebruik ik het maakproces van een tafel. In essentie bestaat het productieproces uit zes processtappen:
De zes processtappen hebben we op hun beurt afgebroken in activiteiten. Iedere processtap bestaat immers op zijn beurt uit kleinere, opeenvolgende stappen. Zo kun je de 1e stap -maken ontwerp- opdelen/afpellen naar bijvoorbeeld:
1.Verzamelen wensen klant
Voorbeelden hiervan zijn breedte, lengte, hoogte, soort afwerking, …
2.Verzamelen wensen producent (Bob dus)
Kwaliteitseisen zoals maximale lengte tafel zonder dat een tussenpoot nodig is
3.Maken concept ontwerp
4.Goedkeuren ontwerp door klant
Veel mensen zijn visueel ingesteld: een plaatje begrijpen ze sneller en makkelijker dan geschreven tekst. Daarom zijn op mijn advies de processtappen en onderliggende activiteiten uitgetekend in een zogeheten procesflow.
Om medewerkers te informeren hoe ze moeten werken, ‘vertaal’ je de procestappen en onderliggende activiteiten in een werkinstructie. Daarin kun je niet alleen kwijt wat er moet gebeuren, maar bijvoorbeeld ook:
Kwaliteitseisen per activiteit
Te gebruiken middelen (gereedschap)
Veiligheidseisen
Doorlooptijd
Enzovoorts
Een werkinstructie wordt gemaakt in een tabel zodat het overzichtelijk oogt en makkelijk te volgen is.
Laatste stap in het bedrijf van Bob was om samen met de betrokken medewerkers de werkinstructie door te nemen. Hierbij gebruik ik altijd de methode ‘voordoen – meedoen – zelf doen’. De eerste keer doet Bob het voor aan de medewerker waarbij hij de werkinstructie exact volgt. Daarna herhaalt de medewerker dat, waarbij Bob meekijkt of het allemaal gaat. Vanaf dat moment kan de medewerker het zelf doen.
Door procesmatig te denken en te werken schep je duidelijkheid voor jouw medewerkers EN ook voor jezelf. Deze duidelijkheid wordt omhelsd door de medewerker. Als je taken op deze manier aan hen overdraagt, geef je de medewerker vertrouwen. Belangrijker zelfs dan salaris heeft onderzoek aangetoond.
Hiermee was het werk nog niet gedaan bij Bob zijn bedrijf. In mijn volgende twee blogs vertel ik meer over ''Welke bedrijfsprocessen zijn er?'' en ''Hoe verbeter ik bedrijfsprocessen?''.
Waaraan kun jij meer aandacht geven, zodat je meer actie in je zaak krijgt en meer rust in je hoofd? Vraag een gratis gesprek aan, zodat wij met je mee kunnen denken en je een onderbouwd advies kunnen geven.
Zelf “alle ballen in de lucht houden”, totdat ……Dit artikel beschrijft een ervaring met een transportondernemer, laten we hem voor het gemak Cornelis noemen. Zomer 2022 nam Cornelis contact op met ons. Wij kenden Cornelis, maar wisten niet wat er zich in het hoofd van deze ondernemer afspeelde. En dat was nogal wat. Cornelis heeft een transportbedrijf
Read MoreEen oud collega van me inspireerde mij voor dit artikel. Veerkracht tonen in het ondernemerschap. Twee dingen die onlosmakelijk aan elkaar verbonden zijn.Jeugdzorg, latere zorg of toch niet?Zij is werkzaam in de jeugdzorg en komt daar veel kinderen tegen met problemen. Zij schrijft in haar artikel dat het gaat om hoe kinderen deze problemen te
Read MoreVerkiezingenAls ik dit zit te schrijven, hebben we als Nederland de verkiezingen en de eerste mislukte formatiepoging achter de rug. Maar daar heeft deze blog niets mee te maken, of toch wel? Als ik het commentaar van enkele politici op TV zit te kijken, valt mij weer eens op dat het alleen maar gaat om tegenstellingen
Read MoreNiet om wat ik presteer, maar om wie ik ben voor hen. Als je dit niet weet en uiteraard wel een partner en/of kinderen hebt, zou ik dat maar eerst eens vragen. Benadruk daarbij dat je niet het gewenste antwoord wil horen, maar hetgeen ze echt van binnenuit voelen en vinden. Hoe eerlijker het antwoord
Read MoreDisruptie en innovatie; oude wijn in nieuwe zakken?Als ondernemer en groeistrateeg publiceer ik regelmatig berichtjes op social media. Uiteraard staan hier ook contactgegevens bij, hoe kunnen klanten mij anders vinden? Helaas word ik als gevolg daarvan door Jan en alleman benaderd met van alles en nog wat. Hoogst irritant, toch? Maar anders bekeken, krijg ik
Read MoreLees meer over dit onderwerp:
Zelf “alle ballen in de lucht houden”, totdat ……Dit artikel beschrijft een ervaring met een transportondernemer, laten we hem voor het gemak Cornelis noemen. Zomer 2022 nam Cornelis contact op met ons. Wij kenden Cornelis, maar wisten niet wat er zich in het hoofd van deze ondernemer afspeelde. En dat was nogal wat. Cornelis heeft een transportbedrijf
Read MoreEen oud collega van me inspireerde mij voor dit artikel. Veerkracht tonen in het ondernemerschap. Twee dingen die onlosmakelijk aan elkaar verbonden zijn.Jeugdzorg, latere zorg of toch niet?Zij is werkzaam in de jeugdzorg en komt daar veel kinderen tegen met problemen. Zij schrijft in haar artikel dat het gaat om hoe kinderen deze problemen te
Read MoreDisruptie en innovatie; oude wijn in nieuwe zakken?Als ondernemer en groeistrateeg publiceer ik regelmatig berichtjes op social media. Uiteraard staan hier ook contactgegevens bij, hoe kunnen klanten mij anders vinden? Helaas word ik als gevolg daarvan door Jan en alleman benaderd met van alles en nog wat. Hoogst irritant, toch? Maar anders bekeken, krijg ik
Read MoreWat voor advies geef je als bedrijfsadviseur aan mkb bedrijven? Je verwacht op deze vraag wellicht snel en eenvoudig antwoord van een bedrijfsadviseur. Maar wat schetste mijn verbazing? Niet dus. Ik heb nog nooit zulke wollige, omslachtige en onduidelijke antwoorden gekregen. Dat vond ik vreemd. Je weet toch wel wat je verkoopt, zou je zeggen.
Read MoreEarl Nightingale zei ooit: “Alle mensen zijn Zelfmade, alleen de succesvolle geven het toe!”Geld of erkenningWat maakt iemand succesvol? Is dat geld? Als je veel geld hebt, ben je dan succesvol? Of is het meer erkenning? Als anderen je succesvol vinden, dan ben je het ook. De meest primaire gedachte zou uitgaan naar deze twee
Read MoreSuccesvol ondernemen, ja wie wil dat niet. Elke -startende- ondernemer droomt er van. Je hebt iets bedacht en iedereen wil dat hebben, wat gaaf. Het gaat super goed, want je medewerkers doen precies wat je zegt en elke ochtend staan er weer talloze kopers bij je op de stoep. Je bent veel slimmer dan je
Read More