Ieder bedrijf kent zes organisatiegebieden. Management van processen is er daar één van. Alle mkb-ondernemers werken met processen, maar hebben dat vaak zelf niet in de gaten. Een gemiste kans is mijn ervaring als bedrijfsadviseur! Want goedlopende processen leveren niet alleen meer rendement op (dus meer winst), maar ook minder gezeur. Daarom leg ik in vijf opeenvolgende blogs uit:
Bob de steigerhouten meubelmaker
In mijn blog ‘Wat is een proces’ heb ik Bob geïntroduceerd. Een handige jongen die van zijn hobby zijn werk heeft gemaakt. Hij maakt op klantbestelling maatwerk steigerhouten meubels. Het bedrijf groeit als kool en Bob heeft inmiddels bijna twintig medewerkers in dienst. En toen stopte de groei! De medewerkers werden ontevreden waardoor de meubels minder van kwaliteit werden, waardoor op hun beurt de klanten ontevreden werden. Hoe kon dat toch gebeuren? Een typische klant van Z11made.
Waarom ging het fout?
Waarom ging het fout? Door de onstuimige groei van zijn bedrijf, had Bob zijn processen niet op orde.
In het begin deed Bob alles alleen en ging alles vanzelf. Hij wist precies wat hij moest doen. Toen zijn bedrijf ging groeien, werden delen van het proces door een ander gedaan. Bob gaf ze instructies, maar werkte nog steeds met hen samen. Als er iets niet lekker liep, kon hij meteen ingrijpen. Maar door de onstuimige groei kon Bob dat niet volhouden. Hij was zelf niet meer overal bij betrokken. En toen stokte het: het ging niet meer vanzelf. Het proces liep niet altijd lekker. Eigenlijk ging dat gewoon slecht.
Maar…waarom denken in processen?
Hoe groter een onderneming is, des te meer medewerkers er zijn. Zij willen graag werken, maar hebben wel behoefte aan duidelijkheid. Aan leiderschap. Je kunt bijvoorbeeld iedereen alles zelf laten doen, maar dan wordt het één grote janboel. De truc is om het werk ordelijk te verdelen over je medewerkers. Waar begint hun verantwoordelijkheid, wat moeten ze precies doen en wat moeten ze uiteindelijk opleveren. Dit wordt ook wel taakgericht werken genoemd.
Medewerkers willen weten wat ze moeten doen en waarom. Hoe meer verantwoordelijkheid je ze hierbij geeft, des te harder doen ze hun best. Duidelijkheid en verantwoordelijkheid motiveren een medewerker. Niet zijn salaris!
Hoe verder?
De oplossing was relatief eenvoudig. Processen in kaart brengen, verdelen over de medewerkers en hen instrueren hoe te werken. Dit beschrijf ik in mijn volgende blog ''Hoe maak ik een proces?''.