Ieder bedrijf kent zes organisatiegebieden. Management van processen is er daar één van. Alle mkb-ondernemers werken met processen, maar hebben dat vaak zelf niet in de gaten. Een gemiste kans! Want goedlopende processen leveren niet alleen meer rendement op (dus meer winst), maar ook minder gezeur. Daarom leg ik in vijf opeenvolgende blogs uit: 

1. Wat is een proces? 

2. Waarom processen? 

3. Hoe maak ik een proces? 

4. Welke processen zijn er? 

5. Hoe verbeter ik een bedrijfsproces? 

Bob de steigerhouten meubelmaker 

In mijn blog ‘Waarom processen’ heb ik Bob geïntroduceerd. Een handige jongen die van zijn hobby zijn werk heeft gemaakt. Hij maakt op klantbestelling maatwerk steigerhouten meubels. Het bedrijf groeit als kool en Bob heeft inmiddels bijna twintig medewerkers in dienst. Die groei stopte omdat Bob zijn processen niet op orde had.

Een typische klant van Z11made.

De oplossing was relatief eenvoudig. Samen met Bob heb ik zijn belangrijkste bedrijfsprocessen in kaart gebracht, die afgepeld naar stappen en nog verder naar activiteiten. Die zijn beschreven en met een duidelijke werkinstructie verdeeld over zijn medewerkers 

Dat ontdek je mijn blog over: ‘Hoe maak ik een proces’.  

De andere bedrijfsprocessen 

Het in kaart brengen van het productieproces en dat overdragen aan medewerkers, was de eerste stap bij het bedrijf van Bob. Maar daarmee waren we er nog niet! Aan de ene kant, omdat je processen continue kunt verbeteren. Hoe je dat doet, lees je in mijn blog ‘Hoe verbeter ik bedrijfsprocessen?’

Aan de andere kant, omdat er in ieder bedrijf meerdere processen zijn. Ook dit hebben we in het bedrijf van Bob aangepakt. Denk bijvoorbeeld aan: 

1. Inkoopproces 

2. Verkoopproces 

3. Administratief proces 

4. Enzovoorts 

Ook deze processen hebben we volgens hetzelfde stappenplan uit de blog ‘Hoe maak ik een proces?’ in kaart gebracht, uitgetekend, beschreven in een werkinstructie en met een instructie geïmplementeerd. 

Bedrijfsprocessen raken elkaar! 

Op sommige punten raken de processen elkaar. Processtap 2 (zie blog ’Hoe maak ik een proces?’) is het bestellen van materiaal. Dit proces raakt natuurlijk het inkoopproces. Maar ook het ontwerp (processtap 1) is van belang, omdat daaruit de gegevens komen voor de inkoop. Als twee processen elkaar raken, is er sprake van communicatie. Zo moet de medewerker die het ontwerp voor zijn rekening neemt, de juiste materialen en maten doorgeven aan de medewerker die de inkoop verzorgt. 

Communiceren is lastig. Snel wordt vergeten om bepaalde zaken door te geven en heeft iedereen een ander beeld. En dan… dan gaat het fout. Concentreer je juist op die overdrachtsmomenten. Tip is om waar het kan de overdracht vast te leggen. Dat kan in een formulier, in een bestand of zelfs in een geautomatiseerd systeem. Welk hulpmiddel je kiest hangt af van het aantal keer dat de overdracht voorkomt, wat vaak bepaald wordt door de grootte van het bedrijf.  

Weet dat er meerdere processen zijn in een bedrijf en dat die elkaar raken. Overdracht van het ene naar het andere proces betekent communiceren en dat kan oooh zo makkelijk fout gaan! 

Hoe verder 

Bij een groeiend bedrijf als dat van Bob wordt het werk in eerste instantie gedaan door de oprichter. Als er meer mensen bijkomen worden de taken verdeeld over hen. Op een gegeven moment ontstaat een wirwar aan taken die hoogstwaarschijnlijk niet meer logisch zijn verdeeld. Is ook helemaal niet erg, want het is ontstaan in tijden van snelle groei. 

Het bericht Welke bedrijfsprocessen zijn er? verscheen eerst op Bedrijfsadvies mkb * Z11made.

Ieder bedrijf kent zes organisatiegebieden. Management van processen is er daar één van. Alle mkb-ondernemers werken met processen, maar hebben dat vaak zelf niet in de gaten. Een gemiste kans! Want goedlopende processen leveren niet alleen meer rendement op (dus meer winst), maar ook minder gezeur. Daarom leg ik in vijf opeenvolgende blogs uit: 

1. Wat is een proces? 

2. Waarom processen? 

3. Hoe maak ik een proces? 

4. Welke processen zijn er? 

5. Hoe verbeter ik een bedrijfsproces? 

Bob de steigerhouten meubelmaker 

In mijn blog ‘Waarom processen’ heb ik Bob geïntroduceerd. Een handige jongen die van zijn hobby zijn werk heeft gemaakt. Hij maakt op klantbestelling maatwerk steigerhouten meubels. Het bedrijf groeit als kool en Bob heeft inmiddels bijna twintig medewerkers in dienst. Die groei stopte omdat Bob zijn processen niet op orde had. Een typische klant van Z11made.

De oplossing was relatief eenvoudig. Samen met Bob heb ik zijn hoofdprocessen in kaart gebracht, die afgepeld naar stappen en nog verder naar activiteiten. Die zijn beschreven en met een duidelijke werkinstructie verdeeld over zijn medewerkers ; zie mijn blog ‘Hoe maak ik een proces’.  

Dan ben ik dus klaar dacht Bob. Iedereen weet wat hij moet doen en ik let goed op de punten waar processen elkaar raken; zie mijn blog ’Welke processen zijn er?’. Je begrijpt het al, niet dus. 

Stilstaan = achteruitgaan. Dus… continue verbeteren 

Wanneer er duidelijkheid is over wie wat moet doen, is het zaak om te gaan meten of de processen ook lopen zoals afgesproken. Ook is het zaak om te kijken of processen sneller, beter, makkelijker kunnen. Immers… goedlopende processen leveren meer winst op. En… medewerkers hebben er een hekel aan om dingen meerdere keren te doen of inefficiënt te werken. 

Bij Bob hebben we per processtap vastgesteld waaraan die stap moet voldoen. Anders gezegd: we hebben de prestatie indicatoren van de bedrijfsprocessen bepaald. Dit kan bijvoorbeeld in tijd, maar ook in kwaliteit. Voorbeeld in het bedrijf van Bob is dat het maken van een tafelblad maximaal 4 uren mag kosten. 

Een veel gebruikte indicator van kwaliteit is ‘in één keer goed’! Zeker bij overdracht van het ene naar het andere proces is deze hartstikke belangrijk. Is ook logisch: als je iets niet in één keer goed doet, doe je het dus minimaal twee keer. Kost meer tijd en levert ook nog eens gezeur op. 

Het meten van de prestatie indicator kan zeker bij een klein bedrijf eenvoudig worden aangepakt. De medewerker schrijft op de maakbon van de tafel hoe lang hij erover heeft gedaan. Zeker bij grotere bedrijven zie je dat de maakbon is vervangen door een streepjescode of QR-code die wordt ingelezen met bijvoorbeeld een tablet en dan geautomatiseerd wordt vastgelegd in het ERP systeem. 

Pas nadat je bedrijfsprocessen hebt ingevoerd begint het echte werk. Continue verbeteren voor enerzijds winstgevendheid (je werkt immers efficiënter) en anderzijds om jouw medewerkers tevreden en daarmee gemotiveerd te houden. 

Continue verbeteren is de grondgedachte achter Lean. Het procesgericht denken ontstond al in de 16e eeuw bij de bouw van boten in Venetië. Ruim 100 jaar geleden werd procesgericht denken en continue verbeteren echt belangrijk bij de massaproductie van de T-Ford. 

Het bericht Hoe verbeter ik een bedrijfsproces? verscheen eerst op Bedrijfsadvies mkb * Z11made.

Ieder bedrijf kent zes organisatiegebieden. Management van processen is er daar één van. Alle mkb-ondernemers werken met processen, maar hebben dat vaak zelf niet in de gaten. Een gemiste kans! Want goedlopende processen leveren niet alleen meer rendement op (dus meer winst), maar ook minder gezeur. Daarom leg ik in vijf opeenvolgende blogs uit: 

1. Wat is een proces?
2. Waarom processen?
3. Hoe maak ik een proces?
4. Welke processen zijn er?
5. Hoe verbeter ik een proces? 
   
   

De snelgroeiende steigerhouten meubelmaker 

Bob is een handige jongen die het leuk vindt om met hout te werken. Wat begon als een hobby -het maken van steigerhouten meubels- is uitgegroeid tot een serieus en snelgroeiend bedrijf met bijna twintig werknemers. Een typische klant van Z11made.

In dit voorbeeld ga ik uit van één van de bestverkopende producten van Bob: de op maat gemaakte tuintafel. 

Wat is het proces van de meubelmaker? Of… hoe wordt de tuintafel gemaakt? 

Het hoofdproces van mkb-ondernemer Bob is het maken van meubels. In gebruik de tuintafels die Bob veel maakt als voorbeeld. Iedere keer kent dat proces dezelfde opeenvolgende stappen: de zogeheten processtappen: 

1. Maken ontwerp 

2. Bestellen materiaal 

3. Maken onderstel 

4. Maken blad 

5. Bevestigen onderstel aan blad 

6. Vervoeren en plaatsen tafel bij klant 

Iedere processtap bestaat op zijn beurt uit kleinere, opeenvolgende stappen. Zo kun je de 1e stap -maken ontwerp- opdelen/afpellen naar bijvoorbeeld: 

1. Verzamelen wensen klant  
Voorbeelden hiervan zijn breedte, lengte, hoogte, soort afwerking, … 

2. Verzamelen wensen producent (Bob dus) 
Kwaliteitseisen zoals maximale lengte tafel zonder dat een tussenpoot nodig is 

3. Maken concept ontwerp 

4. Goedkeuren ontwerp door klant 

Alle genoemde processtappen kunnen worden verdeeld oftewel worden afgepeld. 

Alle processen hebben een doel (in dit voorbeeld het maken van een maatwerk tafel). Om dat doel te bereiken, gebruik je een verzameling van samenhangende activiteiten (de processtappen) die samen voor dat doel zorgen. 

Waarom een proces? 

Bob heeft lang niet in de gaten gehad dat bij het maken van een maatwerktafel iedere keer dezelfde processtappen werden doorlopen. Maar waarom is het zo belangrijk dat je over processen nadenkt? Daarover schrijf ik in mijn blog ‘Waarom processen’. 

Het bericht Wat is een bedrijfsproces? verscheen eerst op Bedrijfsadvies mkb * Z11made.

Ieder bedrijf kent zes organisatiegebieden. Management van processen is er daar één van. Alle mkb-ondernemers werken met processen, maar hebben dat vaak zelf niet in de gaten. Een gemiste kans! Want goedlopende processen leveren niet alleen meer rendement op (dus meer winst), maar ook minder gezeur. Daarom leg ik in vijf opeenvolgende blogs uit: 

1. Wat is een proces? 

2. Waarom processen? 

3. Hoe maak ik een proces? 

4. Welke processen zijn er? 

5. Hoe verbeter ik een bedrijfsproces? 

Bob de steigerhouten meubelmaker 

In mijn blog ‘Waarom processen’ heb ik Bob geïntroduceerd. Een handige jongen die van zijn hobby zijn werk heeft gemaakt. Hij maakt op klantbestelling maatwerk steigerhouten meubels. Het bedrijf groeit als kool en Bob heeft inmiddels bijna twintig medewerkers in dienst. Die groei stopte omdat Bob zijn bedrijfsprocessen niet op orde had. Een typische klant van Z11made.

De oplossing  

De oplossing was relatief eenvoudig. Als bedrijfsadviseur heb ik samen met Bob zijn hoofdproces in kaart gebracht in zogeheten processtappen en die nog verder afgepeld naar activiteiten. Die zijn beschreven in een duidelijke werkinstructie en met instructie verdeeld over zijn medewerkers. Hieronder beschrijf ik die stappen. 

Stap 1: breng hoofdproces in kaart  

Samen met Bob heb ik zijn hoofdproces ‘productie’ in kaart gebracht. Als voorbeeld gebruik ik het maakproces van een tafel. In essentie bestaat het productieproces uit zes processtappen: 

1. Maken ontwerp 

2. Bestellen materiaal 

3. Maken onderstel 

4. Maken blad 

5. Bevestigen onderstel aan blad 

6. Vervoeren en plaatsen tafel bij klant 

Stap 2: pel de processtappen af naar activiteiten 

De zes processtappen hebben we op hun beurt afgebroken in activiteiten. Iedere processtap bestaat immers op zijn beurt uit kleinere, opeenvolgende stappen. Zo kun je de 1e stap -maken ontwerp- opdelen/afpellen naar bijvoorbeeld: 

1.Verzamelen wensen klant 
Voorbeelden hiervan zijn breedte, lengte, hoogte, soort afwerking, … 

2.Verzamelen wensen producent (Bob dus) 
Kwaliteitseisen zoals maximale lengte tafel zonder dat een tussenpoot nodig is 

3.Maken concept ontwerp 

4.Goedkeuren ontwerp door klant 

Stap 3: teken de processtappen en onderliggende activiteiten 

Veel mensen zijn visueel ingesteld: een plaatje begrijpen ze sneller en makkelijker dan geschreven tekst. Daarom zijn op mijn advies de processtappen en onderliggende activiteiten uitgetekend in een zogeheten procesflow. 

Het bericht Hoe maak ik een bedrijfsproces? verscheen eerst op Bedrijfsadvies mkb * Z11made.

Ieder bedrijf kent zes organisatiegebieden. Management van processen is er daar één van. Alle mkb-ondernemers werken met processen, maar hebben dat vaak zelf niet in de gaten. Een gemiste kans is mijn ervaring als bedrijfsadviseur! Want goedlopende processen leveren niet alleen meer rendement op (dus meer winst), maar ook minder gezeur. Daarom leg ik in vijf opeenvolgende blogs uit: 

1. Wat is een proces? 

2. Waarom processen? 

3. Hoe maak ik een proces? 

4. Welke processen zijn er? 

5. Hoe verbeter ik een bedrijfsproces? 

Bob de steigerhouten meubelmaker 

In mijn blog ‘Wat is een proces’ heb ik Bob geïntroduceerd. Een handige jongen die van zijn hobby zijn werk heeft gemaakt. Hij maakt op klantbestelling maatwerk steigerhouten meubels. Het bedrijf groeit als kool en Bob heeft inmiddels bijna twintig medewerkers in dienst. En toen stopte de groei! De medewerkers werden ontevreden waardoor de meubels minder van kwaliteit werden, waardoor op hun beurt de klanten ontevreden werden. Hoe kon dat toch gebeuren? Een typische klant van Z11made. 

Waarom ging het fout?  

Waarom ging het fout? Door de onstuimige groei van zijn bedrijf, had Bob zijn processen niet op orde.  

In het begin deed Bob alles alleen en ging alles vanzelf. Hij wist precies wat hij moest doen. Toen zijn bedrijf ging groeien, werden delen van het proces door een ander gedaan. Bob gaf ze instructies, maar werkte nog steeds met hen samen. Als er iets niet lekker liep, kon hij meteen ingrijpen. Maar door de onstuimige groei kon Bob dat niet volhouden. Hij was zelf niet meer overal bij betrokken. En toen stokte het: het ging niet meer vanzelf. Het proces liep niet altijd lekker. Eigenlijk ging dat gewoon slecht. 

Maar…waarom denken in processen? 

Hoe groter een onderneming is, des te meer medewerkers er zijn. Zij willen graag werken, maar hebben wel behoefte aan duidelijkheid. Aan leiderschap. Je kunt bijvoorbeeld iedereen alles zelf laten doen, maar dan wordt het één grote janboel. De truc is om het werk ordelijk te verdelen over je medewerkers. Waar begint hun verantwoordelijkheid, wat moeten ze precies doen en wat moeten ze uiteindelijk opleveren. Dit wordt ook wel taakgericht werken genoemd. 

Medewerkers willen weten wat ze moeten doen en waarom. Hoe meer verantwoordelijkheid je ze hierbij geeft, des te harder doen ze hun best. Duidelijkheid en verantwoordelijkheid motiveren een medewerker. Niet zijn salaris!  

Hoe verder? 

De oplossing was relatief eenvoudig. Processen in kaart brengen, verdelen over de medewerkers en hen instrueren hoe te werken. Dit beschrijf ik in mijn volgende blog ''Hoe maak ik een proces?''. 

Het bericht Waarom is het belangrijk om bedrijfsprocessen in kaart te brengen? verscheen eerst op Bedrijfsadvies mkb * Z11made.