Hoe verbeter ik een proces?

Ieder bedrijf kent zes organisatiegebieden. Management van processen is er daar één van. Alle mkb-ondernemers werken met processen, maar hebben dat vaak zelf niet in de gaten. Een gemiste kans! Want goedlopende processen leveren niet alleen meer rendement op (dus meer winst), maar ook minder gezeur. Daarom leg ik in vijf opeenvolgende blogs uit: 

  1. Wat is een proces? 
  1. Waarom processen? 
  1. Hoe maak ik een proces? 
  1. Welke processen zijn er? 
  1. Hoe verbeter ik een proces? 


Bob de steigerhouten meubelmaker 

In mijn blog ‘Waarom processen’ heb ik Bob geïntroduceerd. Een handige jongen die van zijn hobby zijn werk heeft gemaakt. Hij maakt op klantbestelling maatwerk steigerhouten meubels. Het bedrijf groeit als kool en Bob heeft inmiddels bijna twintig medewerkers in dienst. Die groei stopte omdat Bob zijn processen niet op orde had. Een typische klant van Z11made.

De oplossing was relatief eenvoudig. Samen met Bob heb ik zijn hoofdprocessen in kaart gebracht, die afgepeld naar stappen en nog verder naar activiteiten. Die zijn beschreven en met een duidelijke werkinstructie verdeeld over zijn medewerkers ; zie mijn blog ‘Hoe maak ik een proces’ 

Dan ben ik dus klaar dacht Bob. Iedereen weet wat hij moet doen en ik let goed op de punten waar processen elkaar raken; zie mijn blog ’Welke processen zijn er?’. Je begrijpt het al, niet dus. 

Stilstaan = achteruitgaan. Dus… continue verbeteren 

Wanneer er duidelijkheid is over wie wat moet doen, is het zaak om te gaan meten of de processen ook lopen zoals afgesproken. Ook is het zaak om te kijken of processen sneller, beter, makkelijker kunnen. Immers… goedlopende processen leveren meer winst op. En… medewerkers hebben er een hekel aan om dingen meerdere keren te doen of inefficiënt te werken. 

Bij Bob hebben we per processtap vastgesteld waaraan die stap moet voldoen. Anders gezegd: we hebben de prestatie indicatoren van de processen bepaald. Dit kan bijvoorbeeld in tijd, maar ook in kwaliteit. Voorbeeld in het bedrijf van Bob is dat het maken van een tafelblad maximaal 4 uren mag kosten. 

Een veel gebruikte indicator van kwaliteit is ‘in één keer goed’! Zeker bij overdracht van het ene naar het andere proces is deze hartstikke belangrijk. Is ook logisch: als je iets niet in één keer goed doet, doe je het dus minimaal twee keer. Kost meer tijd en levert ook nog eens gezeur op. 

Het meten van de prestatie indicator kan zeker bij een klein bedrijf eenvoudig worden aangepakt. De medewerker schrijft op de maakbon van de tafel hoe lang hij erover heeft gedaan. Zeker bij grotere bedrijven zie je dat de maakbon is vervangen door een streepjescode of QR-code die wordt ingelezen met bijvoorbeeld een tablet en dan geautomatiseerd wordt vastgelegd in het ERP systeem. 

Pas nadat je processen hebt ingevoerd begint het echte werk. Continue verbeteren voor enerzijds winstgevendheid (je werkt immers efficiënter) en anderzijds om jouw medewerkers tevreden en daarmee gemotiveerd te houden. 

Continue verbeteren is de grondgedachte achter Lean. Het procesgericht denken ontstond al in de 16e eeuw bij de bouw van boten in Venetië. Ruim 100 jaar geleden werd procesgericht denken en continue verbeteren echt belangrijk bij de massaproductie van de T-Ford. 

Strategiegesprek

Waaraan kun jij meer aandacht geven, zodat je meer actie in je zaak krijgt en meer rust in je hoofd? Vraag een gratis gesprek aan, zodat wij met je mee kunnen denken en je een onderbouwd advies kunnen geven.

Lees meer over dit onderwerp:

Over de auteur, Sjon

Wil jij even sparren over jouw situatie? Vraag dan een gratis gesprek aan. In dit gesprek komen we snel tot de kern, ook al vuur je nog zo'n berg informatie op ons af. We geven je direct wat tips die je lucht geven en je helpen om een stap in de goede richting te zetten.